info_outlineAnsökningar

Ansökningssystemet i Schoolity gör det enkelt för skolan att administrera sina antagningar. I tabellen över ansökande finns all information samlad och kan enkelt filtreras och sorteras för att lätt se vem som står först i kö baserat på de kriterier skolan själva sätter upp.
Aktivera funktionen för ansökningar
För att kunna ta emot och hantera era ansökningar i Schoolity behöver funktionen först aktiveras. Det görs under Inställningar och fliken Ansökningar. Funktionen aktiveras när checkboxen Använd ansökningssystemet är markerad.

I inställningarna finns även möjlighet att skriva ytterligare information som ska synas på ansökningsformuläret eller på det mail som går ut till antagna elever.

Länken som blir synlig när ansökningsfunktionen aktiveras är skolans ansökningsformulär. Ni kan alltså kopiera den länken och själva kontrollera hur sidan ser ut genom att klistra in den i en webläsare. För att göra ansökningsfomuläret tillgängligt för ansökande använder ni länken exempelvis på er hemsida.

Om skolan har extra frågor som de önskar ha på formuläret så går det att lägga till i inställningar under fliken "Anpassade fält". Anpassade fält läggs till som informationsfält på användare i systemet. Läs mer om anpassade fält här.

Administrera ansökningslistan
Inkomna ansökningar samlas i en lista. Ni hittar listan genom att öppna elevlistan och klicka på fliken "Ansökningar".
På den här sidan kan man automatiskt skicka ut mail till de som blivit antagna med knappen “Acceptera”. I mailet får användaren tacka ja eller nej, vilket sedan syns i tabellen.

Knappen “Importera” kan användas för att lägga till de elever som tackat ja som vanliga användare i systemet. Den används alltså inte till att importera från fil.

Knappen “Neka” kan användas för att ta bort ansökningar ur tabellen och skicka ut mail om att man inte blivit antagen.

Knappen “Radera” tar bort ur tabellen utan att skicka mail till någon. Ansökande som står i kö har inte någon koppling till registrerade elever, det här raderar alltså användare enbart ur den här tabellen, utan att motsvarande elev registrerad i Schoolity tas bort.

Knappen “Exportera” exporterar tabellen i csv format.

Knappen "Köförfrågan" skickar ett mail till de ansökande som är markerade i ansökningslistan, där frågan ställs om de vill stå kvar i ansökningskön. De får då klicka "Ja" eller "Nej" i mailet, och deras svar kommer då att visas som "Ja", "Nej" eller "Ej svarat" i listan under kolumnen Köförfrågan.

Knapparna "Spara" och "Ladda" låter skolan spara aktuell filtrering + sortering. I listan över sparade filtreringar som visas om man väljer "Ladda" så kan skolan även ställa in en filtrering + sortering som ska vara standard för den här listan. Detta gör det lätt för skolan att själva definera vilka kriterier som ska gälla för vem som betraktas som först i kö.

Har syskon
Många skolor använder syskon på skolan som en paramteter i kösystemet. Därför finns en kolumn för "Har syskon" som uppdateras automatiskt baserat på "syskon personnummer" kolumnen. Om ansökande fyller i ett syskons personnummer och systemet kontrollerar att det stämmer, kommer kolumnen automatiskt skriva "Ja" under "Har syskon". Kontrollen sker genom att:
  • Syskonpersonnummret matchas mot alla elever/studenter på skolan, om det finns en matchning och om den eleven kommer att gå i skolan samtidigt som sitt syskon så kommer kolumnen att ändras till "ja"
  • Om den inte hittar en matchning på studenterna redan i skolan kommer den försöka hitta matchningar i ansökningstabellen, om den hittar matchande personnummer i tabellen kontrolleras om de kommer att gå på skolan samtidigt samt om den syskonet redan har en accepterad plats på skolan, om detta är stämmer ändras kolumnen till "ja".
  • Vid alla andra scenarion så sätts denna kolumn till "Nej".
  • Importera från fil
    Om ni tidigare haft ansökningar i ett annat system och nu vill flytta över det till Schoolity går det bra att importera informationen.

    Importmallen finns tillgänglig via menyalternativet "Importera -> Skapa importmall -> Ansökningar" Några kolumner i den här mallen behöver följa ett format, enligt nedan. Observera att en .xlsx fil inte fungerar, spara istället i formaten .csv eller .tsv. *Obligatorisk

    Förnamn* Efternamn* Personnummer* Kön Adress Postnummer Postadress Kommun Startår Årskurs köstatus Ködatum Statusdatum Språkval Modersmål Fritidsverksamhet Ansökandes_kommentar Skolans_kommentar Notering Förälder1_Förnamn Förälder1_Efternamn Förälder1_Adress Förälder1_Postnummer Förälder1_Postadress Förälder1_Epost* Förälder1_Arbetstelefon Förälder1_Mobil Förälder1_Hemtelefon Förälder2_Förnamn Förälder2_Efternamn Förälder2_Adress Förälder2_Postnummer Förälder2_Postadress Förälder2_Epost Förälder2_Arbetstelefon Förälder2_Mobil Förälder2_Hemtelefon Syskon Syskon_personnummer Skola Skola_telefon Lärare Lärare_telefon
    Fritext Fritext Personnummer, dessa format fungerar:
    YYYYMMDDNNNN
    YYMMDDNNNN
    YYMMDD-NNNN
    YYYYMMDD-NNNN
    "p" eller "f" Fritext Postnummer Postadress Kommun Startår
    format: YYYY
    fkl för förskoleklass, annars en siffra mellan 1-9 Någon av följande:
    "Ej inbjuden"
    "Inbjuden"
    "Accepterat"
    "Avböjt"
    Ködatum,
    format
    YYYY-MM-DD
    YYYY-MM-DD HH:MM
    YYYY-MM-DD HH:MM:SS
    Statusdatum,
    format
    YYYY-MM-DD
    YYYY-MM-DD HH:MM
    YYYY-MM-DD HH:MM:SS
    Språkval Modersmål "ja", "nej" eller lämna tomt Ansökandes_kommentar Skolans_kommentar Fritext Förälder1_Förnamn Förälder1_Efternamn Förälder1_Adress Förälder1_Postnummer Förälder1_Postadress Giltig Epost Giltigt telefonnummer med +46 eller annat riktnummer Giltigt telefonnummer med +46 eller annat riktnummer Förälder1_Hemtelefon Förälder2_Förnamn Förälder2_Efternamn Förälder2_Adress Förälder2_Postnummer Förälder2_Postadress Giltig Epost Giltigt telefonnummer med +46 eller annat riktnummer Giltigt telefonnummer med +46 eller annat riktnummer Förälder2_Hemtelefon "ja", "nej" eller lämna tomt Syskon personnummer, format
    YYYYMMDDNNNN
    YYMMDDNNNN
    YYMMDD-NNNN
    YYYYMMDD-NNNN
    Skola Skola_telefon Lärare Lärare_telefon
    Schoolity AB • info@schoolity.com